Budowa dokumentu zakupowego faktury elektronicznej

Dokument zakupowy funkcjonujący w oparciu o elektroniczny obieg faktur, zawiera informacje o danym zamówieniu i powiązanych z nim dokumentów. Umożliwia także sprawne poruszanie się między nimi. Prezentujemy wzór elektrycznego dokumentu, stworzonego w Systemie Zakupowym.

Co zawiera dokument?

• podstawowe informacje o dokumencie,
• nawigacja,
• szczegóły dokumentu,
• komentarze.

W podstawowych informacjach (1) umieszczona jest nazwa dokumentu, kwoty wykorzystane na realizację danego działania, data, dane osoby tworzącej dokument oraz koło obiegu dokumentu. Po prawej stronie, dostępna jest funkcja "Gdzie jest dokument?" umożliwiająca śledzenie poszczególnych składowych dokumentu w systemie workflow - np. śledzenie obiegu faktur kosztowych w firmie, gdy Zamówienie będzie miało 3 Faktury, każda z nich może być na innym etapie i u innej osoby.

Panel nawigacji (2) umożliwia dostęp do powiązanych dokumentów. Jeśli do dokumentu dopisane są zapotrzebowania, oferty, zamówienia, czy faktury, z tego miejsca możliwe jest przeniesienie się bezpośrednio do poszczególnych dokumentów, bez potrzeby poszukiwania ich w Systemie.

Sekcję zawierającą szczegóły dokumenty podzielono na:

• informacje o Zapotrzebowaniu Zakupu (3) - opis zapotrzebowania, wybór terminu realizacji oraz alokacji kosztów (dekretacje księgowe),
• oferty zebrane przez dział zakupów lub wyznaczonego pracownika (4),
• szczegółowe informacje o aktualnie wybranym zamówieniu (5),
• szczegółowe informacje o aktualnie wybranej fakturze, wraz jej skanem w załączniku (6).

W sekcji komentarze (7) dostępna jest historia akceptacji i komentarzy do danego dokumentu. Tak skonstruowane dokumenty skutecznie usprawniają zarządzanie firmą.

Poniżej przedstawiono fragment dokumentu składającego się z 2 Zamówień (ZA), 6 Faktur (FV) i 3 Poleceń Zapłaty (PR). Przy tak złożonym dokumencie, sprawne poruszanie się między poszczególnymi elementami w systemie informatycznym zapewnia panel Nawigacji.