Elektroniczny obieg dokumentów (Workflow)

Oferowany przez nas program Workflow jest rozwiązaniem dedykowanym dla średnich i dużych przedsiębiorstw, które znacząco upraszcza wszelkie procesy związane z zarządzaniem elektronicznym obiegiem dokumentów w firmie. Dzięki temu usprawnia działania administracyjne, zarówno w korporacjach, jak i w przedsiębiorstwach handlowych i usługowych.

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na automatyzację procesów związanych z dokumentami, a także na niezwykle proste i szybkie zarządzanie całością wytwarzanej w firmie dokumentacji.
System Obiegu Dokumentów (SOD) od Luminum to sprawdzone narzędzie, doceniane przez wielu zadowolonych użytkowników, zarówno pracodawców, jak i pracowników.

Obieg dokumentów w firmie - na co pozwala nasz system?

Jeśli chcesz skutecznie zapanować nad ogromem wystawianych i otrzymywanych faktur, składanych i realizowanych zamówień, wszelkich pism, ofert, umów i innych dokumentów, a także ograniczyć liczbę niepotrzebnych wydruków i zajmujących miejsce segregatorów wybierz program do obiegu dokumentów od Luminum.

Z badań przeprowadzonych przez IBM wynika, że tylko jeden pracownik firmy jest w stanie samodzielnie wydrukować aż 16 tysięcy kartek papieru w ciągu roku. Zapanowanie nad taką ilością papierowych dokumentów może stanowić problem dla wielu przedsiębiorstw. To właśnie ze szczególną myślą o nich opracowaliśmy nasz system Workflow, który pozwala na elektroniczne zarządzanie dokumentacją przez co znacząco ułatwia pracę firmy czy przedsiębiorstwa.

 

Co zyskujesz wybierając nasz program?

• Uporządkowanie dokumentacji.
• Łatwy i szybki dostęp do potrzebnych danych online.
• Oszczędność środków wydawanych na papier do drukarki i tusz.
• Oszczędność miejsca.

Elektroniczny obieg dokumentów - zalety naszego systemu

Wdrożenie elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów (SOD) może przynieść firmie wiele różnych korzyści. Wśród najważniejszych z nich można wymienić między innymi:

• przekształcenie dowolnego dokumentu papierowego w jego elektroniczny odpowiednik;
• usprawnienie pracy w firmie, zwłaszcza w zakresie działów administracji i HR;
• prostsze, szybsze i bezbłędne wypełnianie formularzy, dzięki automatyzacji tego procesu;
• zmniejszenie kosztów operacyjnych;
• optymalizacja przepływu informacji dzięki wysyłanym przez system powiadomieniom e-mail oraz SMS;
• natychmiastowy i komfortowy dostęp do aktualnych informacji;
• rejestrowanie pełnej historii zmian i akceptacji dla wszystkich dokumentów;
• monitorowanie procesów na każdym etapie;
• przejście od formularzy tradycyjnych do elektronicznych (z zachowaniem obowiązującej w danej firmie formy);
• możliwość integracji systemu SOD z innymi systeami np. finansowymi, księgowymi, Intranetem, Ekstranetem itp.;
• standaryzacja wszystkich powstających w firmie dokumentów.

 

Przykładowy diagram obiegu dokumentów

Zarządzanie obiegiem dokumentów dostosowane do potrzeb firmy

Wdrażany przez nas system Workflow każdorazowo dopasowujemy do indywidualnych potrzeb klienta. Zdajemy sobie sprawę, że każda firma jest wyjątkowa, dlatego nasze programy są elastyczne. Na etapie wdrażania dostosowujemy system do różnych typów dokumentów jakie powstają w danym przedsiębiorstwie. Workflow pozwala również na budowanie dowolnej liczby elektronicznych obiegów, w zależności od indywidualnych potrzeb klienta.

Co wchodzi w skład Systemu Elektronicznego Obiegu dokumentów

Każdy z naszych systemów może być dowolnie modyfikowany. Budowa przykładowego systemu (w oparciu o System zakupowy) może wyglądać następująco:
 

• złożenie zapotrzebowania zakupu przez pracownika,
• akceptacja lub odrzucenie danego zapotrzebowania przez przełożonego,
• zbieranie ofert oraz wybór najkorzystniejszej z nich przez dział zakupów lub wyznaczonego do tego zadania pracownika,
• złożenie stosownego zamówienia,
• wprowadzenie do systemu faktury,
• proces akceptacji faktury,
• dokonanie płatności,
• zamknięcie (zakończenie) obiegu.

Powyższy przykład obrazuje jak łatwo można zautomatyzować obieg dokumentów w firmie jeśli chodzi o zakupy. Nasz system z łatwością można także dostosować do innych działów, na przykład aby wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów w administracji, dziale HR oraz innych komórkach firmy.

Workflow - co daje w praktyce

Elektroniczne zarządzanie dokumentami jest rozwiązaniem na miarę XXI wieku. Dzięki niemu:

• pracownik - może w dowolnym momencie sprawdzić jaki status ma złożony przez niego dokument,
• przełożony - ma ścisłą kontrolę nad wszelkimi dokumentami przygotowanymi przez podwładnych, a także może śledzić ich status,
• konkretne działy firmy - mają dostęp do wszelkich dokumentów związanych z ich działalnością,
• księgowość - zyskuje pełen dostęp do faktur już opłaconych oraz tych, które dopiero czekają na uregulowanie,
• kontrahenci - mogą błyskawicznie uzyskać informacje na jakim etapie jest obecnie ich faktura i kiedy mogą spodziewać się zapłaty.

Standardem systemu Luminum jest wysyłanie powiadomień e-mail o konieczności akceptacji dokumentów. W wersji rozszerzonej jest możliwość przesłania wiadomości przez system SMS. Jest to niezwykle wygodne rozwiązanie, idealnie dopasowane do potrzeb współczesnego biznesu.

Nasz program do elektronicznego obiegu dokumentów jest niezwykle konkurencyjny, zarówno pod względem oferowanych możliwości, jak również swojej ceny.

Oferowane funkcjonalności

Wybierając nasz Elektroniczny System Obiegu Dokumentów w firmie dostajesz:

• obiegi dokumentów indywidualnie dostosowywane do wdrożenia w Twojej firmie,
• funkcjonalne repozytorium dokumentów,
• możliwość śledzenia na bieżąco stanu dokumentów,
• dostęp do dokumentów ograniczony systemem indywidualnie nadawanych uprawnień,
• łatwy i szybki dostęp do wszystkich dokumentów, zamówień, faktur itd.,
• powiadomienia o akceptacjach wysyłane SMSem/e-mailem (przyspieszenie procesu akceptacji),
• wielopoziomowe akceptacje,
• limity akceptacji,
• dowolne raporty,
• pełna historia akceptacji i obiegu dla danego dokumentu.

 

Przykładowy diagram obiegu dokumentów

 

Proponowane obiegi dokumentów w firmie

Naszym klientom oferujemy różne, rozbudowane systemy ułatwiające elektroniczny obieg dokumentów w firmie. Wśród nich znajdują się:

Elektroniczne wnioski urlopowe

System, który pozwala na obsługę nieobecności pracowników oraz na sprawne zarządzanie wszelkiego typu urlopami. Dzięki niemu możliwy jest również elektroniczny obieg dokumentów dotyczących nieobecności, zwolnień oraz odbioru nadgodzin i dni wolnych.

E-delegacje

System stworzony, aby ułatwić obsługę delegacji, zarówno krajowych, jak i zagranicznych. Z jego pomocą można stworzyć polecenie wyjazdu, a także w wygodny sposób, z wykorzystaniem elektronicznego obiegu dokumentów, rozliczyć każdą delegację - bez względu na czas podróży, jej cel, a także poniesione wydatki.

System ocen pracowniczych

Narzędzie, które pomaga w tworzeniu formularzy dotyczących ocen poszczególnych pracowników oraz przyznawanych im premii, a także workflow tych dokumentów. Określone cele i sposób ich premiowania mogą być indywidualnie dostosowywane, zależnie od charakteru danego przedsiębiorstwa.

Zarządzanie dokumentami

System zaprojektowany, aby ułatwić pracę w firmach o dużym przepływie różnorodnych dokumentów. Zapewnia dostęp do wszystkich wersji danego dokumentu elektronicznego, zgodnie z nadanymi uprawnieniami. Pozwala na przechowywanie plików w różnych formatach, a także umożliwia worklfow.

Elektroniczny obieg faktur

Specjalny system zakupowy, który podnosi efektywność funkcjonowania przedsiębiorstwa. Zapewnia funkcję tworzenia i obiegu elektronicznych dokumentów dotyczących zapotrzebowań, a także przyspiesza proces ich akceptacji i rozliczania faktur.

Rozliczanie Kosztów

Program pozwalający na wygodne rozliczanie wszelkich kosztów ponoszonych przez pracowników w danym okresie rozliczeniowym. Automatyzuje workflow, zapewnia dostęp do tworzonych dokumentów, możliwość ich edycji oraz sprawdzenia etapu na jakim się obecnie znajdują.