Repozytorium elektronicznego obiegu faktur

System Zakupowy to obszerne oprogramowanie informatyczne, integrujące wiele funkcji, m.in. tworzenie zapotrzebowania zakupów, faktur, czy umów. Wgląd do tych dokumentów zapewnia repozytorium. Moduł umożliwia łatwy i sprawny dostęp do dokumentów firmowych znajdujących się na poszczególnych etapach w elektronicznym obiegu faktur kosztowych w firmie.

Czym jest repozytorium?

Repozytorium dokumentów to rozwiązanie umożliwiające gromadzenie w jednym miejscu wszelkich dokumentów związanych z transakcjami dokonywanymi przez pracowników. System przechowuje dokumenty m.in.:

• nowe
• w trakcie akceptacji
• archiwalne
• usunięte

Dodatkowo, w ramach Systemu wyróżnia się trzy repozytoria odpowiadające wybranym dokumentom:

• repozytorium Zapotrzebowań Zakupu (ZZ)
• repozytorium Zamówień (ZA)
• repozytorium Faktur (FA)

Wykorzystanie repozytoriów umożliwia odszukanie poszczególnych dokumentów wg określonego kryterium, np. działu lub etapu, na jakim się znajduje, daty, czy statusu.

Poniżej zaprezentowano przykład repozytorium Zapotrzebowań Zakupu (ZZ).

Rozwiązanie dopasowane do firmy

Użytkownicy, w zależności od posiadanych uprawnień mają zróżnicowany dostęp do informacji zawartych w repozytoriach. Standardowy zakres danych, do jakich pracownicy mają wgląd, obejmuje ich własne dokumenty oraz dokumenty ich podwładnych. Osoby posiadające rozszerzone uprawniania, dodatkowo mają dostęp do pewnych grup lub do wszystkich dokumentów znajdujących się w workflow faktur.

Repozytorium w zarządzaniu firmą

Elektroniczny obieg faktur zarówno aktualnych, jak i gromadzonych na przestrzeni działalności biznesu, z podziałem na kategorie, to znaczne usprawnienie szczególnie dla dużych przedsiębiorstw. Bieżący dostęp do wszelkich dokumentów, nieograniczony czasowo, zapewnia możliwość sprawnego działania, co efektywnie wpływa na zarządzanie firmą.