Proces akceptacji faktur elektronicznych

Wszelkie wypełnione dokumenty Systemu Zakupowego, są automatycznie kierowane przez System do akceptacji przełożonych. Akceptacja elektronicznych faktur firmowych przebiega w oparciu o proces, który na etapie wdrożenia jest dostosowywany do indywidualnych procedur obowiązujących w firmie.

Autonomiczność systemu

Intuicyjny system workflow samodzielnie generuje informację o konieczności akceptacji faktur, czy innych dokumentów. Komunikat zostaje skierowany bezpośrednio do odpowiedniej osoby za pomocą e-maila lub SMSa. Sprawny przepływ informacji, odbywający się w ramach systemu informatycznego bez potrzeby angażowania pracowników sprawia, że zarządzanie firmą staje się bardziej efektywne.

Elektroniczny obieg faktur zapewnia sprawne wykonywanie operacji na dokumentach. Akceptacji elektronicznych faktur firmowych dokonuje się za pomocą jednego kliknięcia. W ten sam sposób dokument może zostać odrzucony.

Jak wygląda akceptacja elektronicznego dokumentu?

Formularz zawiera informacje odnośnie dokumentu przekazanego do akceptacji. Prezentujemy wzór formularza akceptacji.

Formularz akceptacji składa się z poszczególnych informacji:

• koła obiegu dokumentu (1), informującego o aktualnym etapie dokumentu,
• podstawowych informacji o dokumencie (2) - nazwy, kwot, daty, danych osób tworzących dokument,
• informacji o Zapotrzebowaniu Zakupu (3) - opis zapotrzebowania, wybór terminu realizacji oraz alokacji kosztów,
• w sekcji "Akcja" (4) przełożony: akceptuje dokument uprzednio wybierając opcje: "Akceptuję projekt i budżet" oraz "Potwierdzam zgodność z procedurami" bądź odrzuca dokument.

Elektroniczny obieg dokumentów i faktur w firmie oparty o model zgodny z wymaganiami firmy to skutecznie rozwiązanie dla biznesu - zarówno dla działu HR, jak i dla pozostałych pracowników. Akceptacja elektronicznych dokumentów przebiegająca w łatwy i szybki sposób, pozwala zaoszczędzić czas i ograniczyć zbędną ingerencję pracowników w poszczególne działania.