Tworzenie elektronicznych wniosków urlopowych

Intuicyjny program do tworzenia wniosków urlopowych online, umożliwia wypełnienie elektronicznego wniosku w niezwykle prosty sposób. Wystarczy wybrać rodzaj urlopu i wprowadzić daty od-do (ew. wybrać zastępstwo). System urlopowy automatycznie obliczy liczbę dni urlopu. W trybie rozszerzonym dostępne są informacje na temat dni wolnych, nie uwzględnianych w urlopie - sobót, niedziel i świąt. Ponadto, system zapewnia wgląd do szczegółów dostępnego urlopu - dokładnych informacji o ilości przysługującego urlopu w danym roku oraz o liczbie dni, jaka pozostanie po wykorzystaniu urlopu.

Wypełniony elektroniczny wniosek urlopowy, zostanie automatycznie przesłany za pomocą systemu, do akceptacji osoby zastępującej, a następnie do przełożonego. Dzięki zastosowaniu naszego systemu Workflow, obieg akceptacji wniosku może być dowolnie zmieniony i dostosowany do wymagań Państwa firmy. System powiadomi kolejne osoby e-mailem lub SMSem o konieczności akceptacji. Program umożliwiający tworzenie wniosków urlopowych, to zaawansowane narzędzie, realizujące wiele działań samodzielnie, bez potrzeby angażowania pracowników firmy.
 

Co zawiera dokument wniosku elektronicznego?

Wniosek elektroniczny, to przejrzysty dokument, uwzględniający podział na poszczególne elementy. Takie rozwiązanie zapewnia bezproblemowe wypełnienie wniosku. Zawarte w nim informacje są uporządkowane, dzięki czemu wniosek jest czytelny. W strukturze dokumentu wyróżniono następujące elementy:

• Nagłówek - rodzaj i numer dokumentu, dane pracownika (imię, nazwisko, zdjęcie, dział), data utworzenia
• Pasek statusu dokumentu - informuje, na jakim etapie znajduje się aktualnie dokument
• Pola do określenia rodzaju urlopu (wypoczynkowy, na żądanie, okolicznościowy, opieka nad dzieckiem, odbiór nadgodzin, bezpłatny, macierzyński, ojcowski, wychowawczy, rodzicielski, zwolnienie lekarskie, itd.), czas wykorzystania urlopu oraz ew. wybór zastępstwa
• Tabelę podsumowującą:
      a) liczbę dni urlopu, jakie wynikają z wniosku (data od-do z pominięciem dni wolnych)
      b) liczbę dni urlopu przed realizacją wniosku
      c) liczbę dni urlopu, jaka pozostanie po zrealizowaniu wniosku (wykorzystaniu urlopu)

Ponadto istnieje możliwość dodania do wniosku załączników, np.: zeskanowane zwolnienie L4, akt urodzenia potrzebny do urlopu okolicznościowego. Załączniki mogą być także dodawane przez dział HR. Osoby, po których stronie leży akceptacja warunków urlopu, mają możliwość dołączenia komentarzy do wniosku.

Jakie korzyści dają wnioski urlopowe?

System obsługujący elektroniczne wnioski urlopowe  i elektroniczny obieg dokumentów umożliwia sprawną realizację całego procesu, przez jaki należy przebrnąć, by urlop został przyznany. Za pomocą systemu, pracownicy składają wniosek oraz otrzymują odpowiedź zwrotną - akceptację, bądź odrzucenie. Same wnioski rozliczane są bezpośrednio w programie do urlopów. System wniosków urlopowych odpowiedzialny jest także za generowanie raportów, optymalizując tym samym pracę działu HR.

W oparciu o informacje zawarte we wnioskach urlopowych, w systemie powstaje kalendarz urlopów. Każdy z pracowników ma do niego wgląd, dzięki czemu zaplanuje swój urlop tak, by nie kolidował z urlopami współpracowników.